هنگام فرستادن رزومه حتماً با اصطلاحی به نام نامه پوششی یا Cover Letter یا کاور لتر (یا حتی معرفی نامه) در روبه‌رو شده‌اید. Cover Letter یا معرفی نامه (یا همان نامه پوششی)، نوشته‌ای است که همراه رزومه آن را می‌فرستید. این نوشته کوتاه و چندخطی به شما این امکان را می‌دهد که درخواست شغلی‌تان را بهتر ارائه دهید؛ به طوری که رزومه شما در ذهن کارفرما بماند.
cover letter معمولاً اولین موردی است که کارفرما درباره شما می خواند. نامه شما باید فوراً نشان دهد که برای چه موقعیتی درخواست می کنید و سپس اطلاعاتی ارائه دهد که نشان دهد چرا باید برای این موقعیت در نظر گرفته شوید. تمام اطلاعات مندرج در رزومه خود را تکرار نکنید. در عوض، موارد رزومه‌ای را که مستقیماً در موقعیتی که برای آن درخواست می‌دهید قابل استفاده هستند، برجسته یا دقیق توضیح دهید. اطلاعات زیر باید در cover letter شما گنجانده شود.
اطلاعاتی در مورد شما
cover letter خود را با اطلاعات تماس خود شروع کنید. باید به سبک بلوک، در حاشیه سمت چپ کاغذ شما، به سمت بالا باشد.
نام
آدرس منزل فعلی
شماره تلفن
تاریخ
همانطور که با هر نامه تجاری انجام می دهید، تاریخ را وارد کنید.
نام، عنوان، کارفرما، و آدرس فرد تماس
گنجاندن یک نام خاص می تواند نامه و رزومه شما را سریعتر به مدیر استخدام برساند و می تواند موثر باشد. اگر برای یک موقعیت آگهی شده درخواست می کنید که نامی برای تماس با آن ذکر نشده است، با شرکت تماس بگیرید و نام مدیر بخش را بپرسید.
Salutation
راه مناسب برای خطاب به فرد تماس را انتخاب کنید.
مثلا:
Dear Mr. Johns (اگر نام مردی باشد مخاطب)
Dear Ms. Smith (اگر نام یک خانم مخاطب باشد)
Dear Prospective Employer (در صورت عدم وجود نام تماس)
پاراگراف شروع
در پاراگراف آغازین بگویید چگونه در مورد موقعیت اطلاع پیدا کردید. به عنوان مثال، شما ممکن است از یک شغل از طریق:
یک آگهی طبقه بندی شده
یک پست ناخواسته
اینترنت
ارجاعات شخصی
پاراگراف میانی
این پاراگراف خلاصه ای از پیشینه و مهارت های شما (مهارت های برجسته) را ارائه می دهد که شما را واجد شرایط این موقعیت می کند.
پاراگراف میانی دوم
این پاراگراف می تواند برای نشان دادن مهارت های دیگر استفاده شود.
اطلاعات تماس و اتمام
در پایان نامه در مورد در دسترس بودن خود برای کار، جایی که می توانید با شما تماس گرفته شود، و زمانی که قرار است با فرد استخدام کننده برای قرار ملاقات برای بحث در مورد درخواست خود تماس بگیرید، صحبت کنید.از شخصی که برای او نامه می نویسید بابت وقت و بررسی درخواست شما تشکر کنید.
ملاحظات دیگر:
کاغذ و چاپ
از کاغذ باند سفید یا عاج فقط در یک طرف استفاده کنید.
در صورت امکان از همان کاغذ برای رزومه، کاورلتر و پاکت نامه استفاده کنید.
مطمئن شوید که هیچ سایه یا علامت کثیفی از چاپگر شما روی کاغذها وجود ندارد.
پیشگیری از خطا
دستورالعمل های موجود در آگهی های استخدام یا شرایط استخدام را بررسی کنید.
تصحیح کنید! به دنبال خطاهای املایی و قالب بندی باشید. اطمینان حاصل کنید که نام گیرنده، نام شرکت و عنوان به درستی در نامه و روی پاکت نوشته شده است.
دوباره تصحیح کن!
از شخص دیگری بخواهید نامه و رزومه شما را تصحیح کند.
مطمئن باشید که هیچ خطای واقعی وجود ندارد.
یک کپی از کاورلتر و رزومه را برای سوابق خود نگه دارید.
حدود پنج روز پس از تحویل نامه، با یک تماس تلفنی پیگیری کنید.
چیدمان و طراحی
از قالب استاندارد کاورلتر پیروی کنید.
نامه را در یک صفحه نگه دارید.
حاشیه ها را روی 1 ½ اینچ تنظیم کنید.
از یک سبک فونت ساده و آسان برای خواندن، 10-14 امتیاز استفاده کنید. (تایمز، پیک یا هلوتیکا)
از حروف پررنگ، مورب، تمام حروف و زیر خط استفاده کنید، اما زیاده روی نکنید.
برنامه ریزی و لحن
هر کاورلتر را برای یک موقعیت خاص تنظیم کنید.
از اصطلاحات تخصصی مخصوص رشته شغلی خود استفاده کنید.
کلمات کلیدی کارفرما را شناسایی کرده و از آنها استفاده کنید.
همه اظهارات را مثبت بیان کنید.
اصالت خود را نشان دهید.
از افعال و عبارات عملی استفاده کنید.
مصمم و مطمئن نه ناامید.
سبک
زمینه را به ترتیب معقول و منطقی سازماندهی کنید.
از گرامر صحیح استفاده کنید.
جملات را کوتاه نگه دارید.
پاراگراف ها را کوتاه نگه دارید.
از کلمات کوتاه و زبان ساده استفاده کنید.
هر کلمه را در جمله بررسی کنید.
با استفاده از کاما، خط تیره و نقطه علامت گذاری کنید.
محتوا
به جای نیاز خود به شغل، بر نیاز کارفرما به کارمند تمرکز کنید.
بگویید چگونه مهارت ها و ویژگی های شخصی شما با نیازهای کارفرما مطابقت دارد.
روی کارهایی که می توانید برای کارفرما انجام دهید و اینکه چگونه به سازمان کمک می کنید تمرکز کنید.
نشان دهید که درباره شرکت تحقیق کرده اید، این حقایق را دوباره بررسی کنید.
خاص باشید از اظهارات کلی اجتناب کنید.
قسمت پایانی نگارش کاورلتر
در این قسمت یک جمع بندی کوتاه در رابطه با کل موضوع باید داشت و به مدارکی که در پیوست خواهد آمد مانند رزومه ، توصیه نامه و … می توان اشاره کرد. علاوه بر این اگر وب سایت شخصی یا آدرسی برای دسترسی به پروفایل آنلاین مانند لینکداین و غیره دارید در این بخش معرفی کنید. نکته پایانی این است که متن Cover Letter خود را فارغ از هر گونه تشکر یا تملق اضافی به طوری که نشان دهد شما منتظر لطف کمیته پذیرش یا هیئت بررسی برای اخذ پذیرش هستید به اتمام برسانید.
ارسال کاور لتر همراه با رزومه در کشور ما چندان مرسوم نیست، اما ارسال نامه پوششی همراه با رزومه در شرکت‌های خارجی امری کاملاً مرسوم و بعضاً اجباری است و اگر شما قصد مهاجرت یا اشتغال در شرکتی بین‌المللی را دارید حتماً باید همراه با رزومه خود یک کاور لتر ارسال کنید.